SKAIDROJUMI

Vai uz dokumenta obligāti jābūt zīmogam?

Vineta Vilcāne, LV portāls12.11.2014
"ĪSUMĀ"
  • Lielākajā daļā ikdienā lietojamo dokumentu zīmoga nospiedums nav obligāts.
  • Organizācija zīmogu var izgatavot pēc saviem ieskatiem.
  • Organizācija paralēli var lietot vairākus zīmogus.
  • Zīmoga nospiedumam vēlams izvēlēties tumšu, bet ne melnu krāsu.
Ikdienā saskaramies ar dažāda veida dokumentiem – līgumiem, protokoliem, izziņām, nolikumiem utt. Šobrīd normatīvie akti neparedz, ka uz šiem dokumentiem obligāti jābūt arī zīmoga nospiedumam. Tomēr lielā daļā sabiedrības valda priekšstats, ka dokumentam bez zīmoga nospieduma nebūs juridiska spēka. Ir atsevišķi izņēmumi, kad zīmogs obligāti lietojams.

Lielākajā daļā ikdienā lietojamo dokumentu zīmoga nospiedums nav obligāts. Tieslietu ministrijas Normatīvo aktu kvalitātes nodrošināšanas nodaļas vadītāja Kristīne Kuprijanova apliecina, ka Latvijas normatīvie akti tikai atsevišķos gadījumos paredz zīmoga nospieduma nepieciešamību dokumentā (piemēram, Notariāta likuma 56.panta otrā daļa, Bāriņtiesu likuma 64.panta trešā daļa un 83.panta ceturtā daļa).

Dokumentu juridiskā spēka likumā par zīmoga lietošanu teikts, ka tiesību aktos paredzētajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus 4.panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj arī zīmoga nospiedumu.

"Zīmoga nospiedumu atveido vietā, kura dokumenta veidlapā apzīmēta ar atzīmi „z.v.”."

Tātad, ja kāds tiesību akts (piemēram, likums, Ministru kabineta noteikumi, starp darījuma pusēm noslēgtais līgums) neparedz zīmoga nospieduma nepieciešamību, dokumentam būs juridisks spēks arī bez zīmoga nospieduma. Tas gan neliedz iespēju lietot dokumentā zīmogu, ja organizācijai ir vēlme piešķirt dokumentam reprezentatīvāku izskatu.

Tomēr, ja dokumentā zīmogs tiek lietots, ir svarīgi, lai tiktu ievērotas Ministru kabineta 2010.gada 28. septembra noteikumu Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 35.punkta prasības, proti, zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas netraucē uztvert citu dokumentā sniegto informāciju (piemēram, neaizsedz parakstu). Zīmoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam.

Zīmogs un spiedogs – kāda atšķirība?

Starp zīmogu un spiedogu ir atšķirība, bet nereti šie vārdi tiek lietoti kā sinonīmi. Tādēļ MK noteikumu Nr.916 33.punktā ir ietverts skaidrojums, ka zīmoga nospiedums ir no gumijas, kaučuka, polistirola vai cita materiāla izgatavota priekšmeta radīts attēls, kas veido noteiktu noslēgtu dubultu ģeometrisku formu (apli, ovālu, trīsstūri vai daudzstūri, izņemot taisnstūri) un kura ārējā ģeometriskajā formā ir atveidots pilns organizācijas nosaukums, bet iekšējā ģeometriskajā formā – ģerbonis, organizācijas emblēma, reģistrētā preču zīme vai pakalpojumu zīme, struktūrvienības nosaukums vai darbības nosaukums, kuras apliecināšanai izmanto zīmogu.

Savukārt spiedoga forma nav noteikta normatīvajos aktos, bet visbiežāk tam ir taisnstūra forma. Spiedogu lieto, lai atvieglotu dokumentu apstrādi un nebūtu viens un tas pats teksts jāpārraksta atkārtoti (piemēram, lai veiktu dokumentā atzīmi par tā saņemšanu un reģistrēšanu). Piemēram, ir organizāciju rekvizītu spiedogi, spiedogs ar darbinieka amatu, datumu, spiedogi par piedalīšanos Saeimas vēlēšanās utt.

Organizācijas zīmogus un spiedogus var izgatavot pēc saviem ieskatiem, un tos nav nepieciešams nedz saskaņot ar citām institūcijām, nedz reģistrēt. Arī zīmoga formu organizācija var izvēlēties brīvi. Organizācijai var būt vairāki zīmogi, kuri var tikt lietoti paralēli (piemēram, viens – līgumiem, cits – grāmatvedības dokumentiem).

Valsts ģerboni zīmogā gan var izmantot tikai likuma "Par Latvijas valsts ģerboni" 5., 6. un 7.pantā paredzētās institūcijas un amatpersonas.

Zīmoga nospiedumam vēlams izvēlēties tumšu, bet ne melnu krāsu, lai varētu vieglāk atšķirt dokumenta oriģinālu no kopijas.

Ja zīmogs tiek lietots

Ministru kabineta noteikumu "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 34.punkts paredz, ka zīmoga nospiedumu, ja tas paredzēts normatīvajos vai citos tiesību aktos, lieto šādos rekvizītos: paraksts, apstiprinājuma uzraksts, saskaņojuma uzraksts.

Zīmoga nospiedumu atveido vietā, kura dokumenta veidlapā apzīmēta ar atzīmi "z.v.". Ja šāda vieta veidlapā nav apzīmēta, zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta parakstītāja amata nosaukumu rekvizītā "paraksts" tā labajā pusē, bet netraucē izlasīt šo informāciju un neaizsedz parakstu. Piemēru var apskatīt MK noteikumu Nr.916 173.punktā.

Ja zīmoga nospiedumu atveido rekvizītā "apstiprinājuma uzraksts", zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta apstiprinātāja amata nosaukumu tā kreisajā pusē, bet netraucē izlasīt šo informāciju un neaizsedz parakstu. Piemēru var apskatīt MK noteikumu Nr.916 174.punktā.

"Zīmogs bieži vien ir daļa no organizācijas vizuālās identitātes."

Ja zīmoga nospiedumu atveido rekvizītā "saskaņojuma uzraksts", zīmoga nospiedumu atveido tā, lai tas skartu dokumenta saskaņotāja amata nosaukumu tā labajā pusē, bet netraucē izlasīt šo informāciju un neaizsedz parakstu. Piemēru var apskatīt MK noteikumu Nr.916 175.punktā.

Ja dokumentā ir atzīmēta vieta zīmoga nospiedumam, bet tiesību akti neparedz, ka uz šī dokumenta zīmoga nospiedumam obligāti jābūt, tad zīmoga nospiedumu uz šī dokumenta var arī nelikt.

Zīmogs bieži vien tiek lietots estētisku apsvērumu dēļ kā daļa no organizācijas vizuālās identitātes, jo ar zīmogu dokuments izskatās "svarīgāks". Tieslietu ministrijas Normatīvo aktu kvalitātes nodrošināšanas nodaļas vadītāja iesaka netērēt līdzekļus zīmogu izgatavošanai, jo tā esamība vai neesamība uz dokumenta neietekmē dokumenta juridisko spēku.

KOMENTĀRI
2
JAUNĀKIE
Bruņinieku 41, Tālr.: 673-106-75
Rīgā, LV-1011 E-pasts: portals@lv.lv